Trelloの使い方を紹介！特徴や他のタスク管理ツールとの違いも解説

Trello(トレロ)とは

Trelloは、現在2500万人以上から選ばれている無料のタスク管理ツールです。
Trelloの特徴は、かんばん方式でタスクを管理していくということで、それぞれのタスクがカード型になっています。
視覚的に操作ができるため、タスク管理ツールを初めて使う人でも簡単に使いこなすことができます。

また、多くの無料プラグインが用意されていることも大きなポイントです。
業種に合ったプラグインを利用することで、より使いやすくカスタマイズすることができます。
インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるのも嬉しいところで、オフィスで働く社員はもちろんのこと、在宅勤務の社員や出張中の社員も利用することができます。
さらにデバイスを選ばないため、移動中にスマホからアクセスすることも可能です。

Trelloの特徴9つ

Trelloの利用を検討している方の中には、Trelloがどのようなタスク管理ツールなのか具体的に特徴を知りたいという方もいるのではないでしょうか。
前述のとおり、Trelloはかんばん方式になっているため、はじめてタスク管理ツールを利用する人でも使いやすいなどの特徴があります。

ここではTrelloの特徴9つをご紹介しますので、どのような特徴があるのか参考にしてみてください。

1：かんばん方式

Trelloは「かんばん方式」と呼ばれるタスクをカード型で管理できる方式になっています。タスク1つを1つのタスクカードとして作成し、タスクの追加や変更などもタスク管理で実行できるようになっています。

また、タスクの状況が変わった場合、カードを横にスライドさせて動かすだけで進捗を示すことができます。そのため、視覚的にもわかりやすく状況を明示でき、共有できるようになっています。

2：機能アップがしやすい

Trelloにはさまざまな拡張機能のためのプラグインが用意されています。そのため、業種などに合わせて自由にカスタマイズすることができます。

さらに拡張機能のための無料のプラグインの種類が非常に多く、GoogleやMicrosoft、Slackなどのアドオンと連携することができる「Power-Up」というアドオンを利用すれば、簡単に機能をアップすることが可能です。

3：多方面の視点からタスクを絞れる

Trelloではタスクを担当者別や納期別、進捗状況別といったさまざまな視点で絞り込めるようになります。そのため、Trelloを利用することで、現在のプロジェクトの状態を視点を変えて確認することができ、状況把握に役立てることができます。

また、自分のタスクのみに絞り込んで表示することもできるため、他のメンバーとタスクを共有する必要がなければ、絞り込んで自分のタスクのみに集中することも可能です。

4：工数管理ができる

Trelloにはタスクごとに予定時間や実績時間を記録するプラグインもあります。そのため、プラグインを追加することで工数の予定や実績管理も容易に行えるようになります。

また、プロジェクト別、担当者別、進捗状況別などそれぞれの工数も自動集計が可能で、実際にタスクに着手してから完了するまでをタイマー機能で自動的に計測し、記録することもできます。

そのため、在宅での工数管理も可能になります。

5：ガントチャートが使える

Trelloにはガントチャートを自動生成するプラグインも用意されています。かんばん方式はそのタスクがいつからいつまでなのか時系列での管理がしにくいというデメリットもありますが、ガントチャートのプラグインを導入することで、そのデメリットを解消することができます。

定期的にガントチャートを確認することにより、タスクがいつからいつまでなのか把握するようにしましょう。

6：多くのデバイスで使用可能

Trelloはマルチデバイスで使用することが可能です。パソコンやスマホ、タブレットに対応しており、さらにデータもリアルタイムで同期しているため、変更点がすぐに反映され、共有することができます。

そのため、自宅ではパソコンで作業を行い、外出時はスマホで操作するというように複数のデバイスで利用することができます。なお、スマホで利用する場合はTrelloのアプリをインストールする必要があります。

7：生産性の測定が可能

Trelloにはタスクにポイントを記録できるプラグインも用意されています。ポイントはユーザーが好きに利用できるため、たとえばタスクの難易度や付加価値などとしてポイントを付けておけば、タスクの集計を行う際にはポイントを工数で割ることで、作業者それぞれの生産性を数値として算出できます。

そのため、ポイントを活用することにより、プロジェクト単位や担当者ごとなどの生産性を明示できます。

8：場所を選ばない

Trelloは使用する場所を選びません。前述のとおりマルチデバイスになっているため、インターネット環境さえあれば、パソコンやスマホ、タブレットなどを利用してどこからでもタスクを共有し、作業を行うことができます。

そのため、在宅勤務者がいる企業であっても、オフィスで勤務している社員と同様にTrello上でタスクの割り当てや進捗管理、実績管理などを行うことができます。

9：無料プラグインが用意されている

前述の「機能アップがしやすい」でもご紹介しましたが、Trelloにはさまざまな無料のプラグインが存在しています。Trelloの機能を向上するための多くのプラグインが無料で用意されているため、ユーザーは必要と思われるプラグインを気軽に導入することができます。

便利な無料プラグインとしては、レイアウト切り替えるプラグインや期限ごとにタスクカードをまとめて表示するプラグインなどがあります。

Trelloの使い方

Trelloの使い方は、至ってシンプルです。
ここでは、Trelloの基本的な利用方法およびテレワークでの活用方法についてご紹介します。

基本の使い方

アカウント作成が完了したら、まずはタスクを追加します。
Trelloではタスクは「カード」と呼ばれ、追加したカードをボードに貼り付けていきます。
そして、作業が進んだらカードを左から右へとドラッグ＆ドロップで移動させていきましょう。
なお各カードには締め切りを設定することができ、締め切りが近づくと通知が送られるため、作業を忘れるのを防ぐことができます。

また、カードを効率的に管理するために利用できるのが「リスト」です。
「ToDo」「作業中」「完了」の3つのカテゴリーでカードを管理する方法が最も一般的ですが、他の使い方をすることもできます。
Trelloは1人が管理することも可能ですが、プロジェクトメンバー全員で共有することでよりスムーズに意思疎通ができるようになります。
「招待」からプロジェクトメンバーに招待状を送り、Trelloでのタスク管理を共有してください。

テレワークでの活用方法

Trelloでのタスク管理は、テレワークにおいて生産性を上げるために非常に有効だといえます。
オフィスで仕事をしている場合には誰が何をしているのかを簡単に把握することができますが、テレワークではプロジェクトメンバーの仕事の様子がまったく分かりません。
マネジメントをする立場の人にとっては、管理がしにくいと感じることも多いことでしょう。
そんな時、Trelloを利用してタスク管理を行えばプロジェクトの進捗が一目で分かるため、それぞれのプロジェクトメンバーがどのくらい業務を行ったのかを知ることができます。

また、モチベーションの向上にもTrelloは役立ちます。
テレワークでは周りの目がないため、ついダラダラしてしまうという人は少なくありません。
Trelloでのタスク管理によって業務が見える化されれば、自然と気持ちも引き締まるといえるでしょう。

他のタスク管理ツールとの違い

タスク管理ツールは数多くありますが、その中でもTrelloは高い評価を得ています。
Trelloの人気の理由として挙げられるのが機能の多さです。
多くのタスク管理ツールでは基本機能しか搭載されていないのに対し、Trelloでは自由にカスタマイズすることができます。
多くの機能が利用できるため、どのような業種のニーズにも応えられるのではないでしょうか。