Office365のメール機能とは｜他メールサーバからの移行方法も紹介

プログラマー

Office 365のメール設定って、簡単なようで結構難しいですよね。

プロジェクト
マネージャー

そんなことないですよ。メールの仕組みさえ覚えてしまえばとても簡単です。一緒にやり方を確認していきましょう！

メール送信のプロトコルSMTPとは何か

SMTPという言葉自体はよく聞くかと思いますが、改めてSMTPの概要について把握しておきましょう。SMTPとは「Simple Mail Transfer Protocol」の略で、メールを送信する手順のことです。郵便に例えると分かりやすいかと思います。

1. 手紙をポストに出す 送信側（SMTP）の役割
2. 配達員がポストに手紙を回収しに来る
3. 郵便局で大きさや種類を分ける
4. 消印を押す
5. 住所ごとに手紙を分ける
6. 配達する郵便局へ運ぶ
7. 配達をする 受信側（POP）の役割
8. 手紙が届く

上記のように、配達する郵便局（受信側のメールサーバ）まで運ぶのがSMTPの役割だということです。

Office365のメール機能は3つ

Office365でSMTP接続を行った際に、メールの送受信等が行えるサービスは、3種類存在します。機能面やメールサービスとしての役割はそれぞれ異なっており、違いを把握した上で利用する必要があるでしょう。

Office365のメール機能3つについて、特徴や違いを解説します。

1：Outlook

Outlookは、メールの送受信を行うアプリケーション「メールクライアント」の1つです。注意点として、Outlook単体でメールの送受信は不可能です。

Outlookが有するメール関連の機能は「メールの送受信」という動作のみであり、サーバは伴っていません。Outlookと連携するメールサーバを用意し、初めてメールを送受信できるようになります。利用する際は注意しましょう。

2：Exchange Online

Exchange Onlineは、クラウド版「メールサーバ」の1つです。マイクロソフトが提供していたメールサーバ「Exchange Server」を、クラウドサービス化させたものです。

マイクロソフト側がサーバを提供してくれるため、会社にサーバを設置する必要がありません。企業やIT管理者に重宝されているメールサービスであると言えるでしょう。

3：Outlook on the web

Outlook on the webは、Exchange Onlineに付随するWebメール機能であり、ブラウザ上にメールボックス画面を開き、メールの送受信や管理を行います。後述のように、メールサーバを用意する必要はありません。

以前は「OWA」と呼ばれており、Outlook on the webと名称が変更された今でも、OWAと呼称されるケースもあります。

3つの機能の使い方やそのメリットとは

Office365のメール機能は「Outlook」、「Exchange Online」、「Outlook on the web」の3つが存在し、それぞれ適した使い方と、使いこなすことで享受できるメリットが存在します。複数のメール機能を併用して利用するケースもあります。

Office365が有する3つのメール機能の使い方や、そのメリットについて説明しましょう。

1：メールクライアントであるOutlookのみを導入する

メールサーバを別途用意できる場合は、Office365が提供しているサービスの中で、メールクライアントであるOutlookのみを導入するという使い方があります。メールの送受信機能に優れている他、予定表の管理も行えます。

OutlookはOffice365のサービス同士だけではなく、GmailやGoogleカレンダーなど、Googleサービスとの連携にも対応しており、さまざまな機能を有したメールクライアントであると言えるでしょう。サーバさえあれば、Outlook単体で導入しても問題はありません。

2：Exchange OnlineのサーバとOutlookを組み合わせて使用する

Office365が提供するExchange OnlineとOutlookを組み合わせて使用するという方法もあります。両者は互いに相性が良く、Exchange Onlineをメールサーバとして使い、Outlookで送受信を行う基本的な目的以外にも、複数のメリットを受けることができるでしょう。

Exchange OnlineはOffice365が有するメールサービスの中でも特にセキュリティ面に優れており、Outlookを利用する際に、安全面を強化できます。さらにOutlookで作成した予定表を、タブレット・スマートフォン等で確認できるようになり、予定表の共有を素早く行えます。

3：Outlook on the webのみでメールを管理する

Outlook on the webのみでメールを管理するという方法もあります。Office365が提供するサービスの中で、Outlook on the webは単独でメールの送受信や管理が可能であり、他にもスケジュールやタスク、連絡先などの管理も可能です。

Office365が有するメールサービスの中では、単体で扱いやすく、日常的な作業に適した便利な機能が多めである上に、セキュリティ面も優秀であるため、多くの大手企業が利用しています。

従来のメールサーバからExchange Onlineに移行する3つのパターンとそのDNS設定方法

従来のメールサーバからOffice365のExchange Onlineに移行する場合、パターンは3通り存在します。サーバをどの程度移行するかによってパターンが分かれ、パターンごとにDNSの設定方法が異なり、それに起因する長所と短所が存在します。

Office365のExchange Onlineに、別のサーバから移行する際の3つのパターンについて、それぞれのDNS設定方法と、そこから生じるメリットとデメリットを説明しましょう。

1：従来のメールサーバすべてを移行する場合

1つ目のパターンは、従来のメールサーバをすべて、Office365のExchange Onlineに移行する場合です。このパターンの場合、DNS設定がMX設定のメールサーバを変更するだけと、非常に簡単であることが長所となります。

しかし、シンプルさゆえのデメリットも存在し、Exchange Onlineのメールサーバ等でシステム障害が発生した時、メールの送受信が行えなくなる上に、サーバをすべて移行してしまっているため、代替措置も取れなくなってしまう点には注意が必要です。

2：従来のメールサーバの一部のみ移行する場合

2つ目のパターンは、従来メールサーバの一部のみをOffice365のExchange Onlineに移行し、既存のメールサーバもシステム障害等の緊急時に備えて残しておく場合です。

長所として、まずExchange Onlineがシステム障害を起こした際に既存のメールサーバで代替措置が取れます。

加えてDNS設定がMX設定のメールサーバの追加と、既存のメールサーバの優先設定の2つのみであるため、メールサーバをすべて移行するパターンと比較しても、同程度に手続きが簡単である点があげられます。

しかし、既存のメールサーバを緊急時に使うために、クライアント用メールソフトを併用できる体制を整えなければならない点については注意が必要です。

3：全てExchange Onlineに移行しつつ従来のサーバは残す場合

3つ目のパターン、全てをOffice365のExchange Onlineに移行しつつ、同時に従来のサーバも残す場合です。

Exchange Onlineで障害が発生した場合においても、既存メールサーバで送受信が可能であるため、システム障害が業務へ影響を与えるリスクが他のパターンと比較して低めです。DNS設定についても、CNAMEレコードの追加のみで、容易である点も大きなメリットです。

しかし、Exchange Onlineにおけるアカウントの数だけ、既存メールサーバに転送設定を行わなければならない点は注意しましょう。Exchange Onlineのアカウント同士で送受信したメールは既存メールサーバに保存されないなど、不便な点も存在します。

SMTP接続でOffice365のExchange Onlineからメールを送信する手順

SMTPの仕組みを理解できたところで、実際にSMTP接続でOffice 365のExchange Onlineからメールを送信してみましょう。手順は以下のとおりです。

Microsoft 365管理センターで、「管理センター」を選択
「Exchange」を選択
ダッシュボードの「受信者」を選択し、メールボックスに移動
POP3を有効にするユーザーを選択
POP3:無効で「有効にする」をクリック

この際、SMPTクライアント（送信側）の要件が下記のようになっているかを確認しておいてください。

項目 設定値
サーバー smtp.office365.com
ポート ポート 587 (推奨) またはポート 25
TLS 有効
ユーザー名
メールアドレス・パスワード 使用中のホストされるメールボックスのサインイン資格情報を入力
これでテスト送信ができれば完了です。

プログラマー

なるほど……これでSMTP接続ができるんですね。

プロジェクト
マネージャー

ちなみに、Exchange Onlineはスケジュール管理などもできるので、グループウェアとしても使えるんですよ。活用してみてくださいね。

使用目的に合ったメールシステムを導入しよう

Office365のメールシステムはそれぞれ使い方やメリットが異なり、利用する目的に応じて適したサービスを選ぶことが重要であると言えるでしょう。各メールシステムの特徴を理解し、使用目的に合ったメールシステムを導入しましょう。