Office365のメール機能とは？各プランごとの違いやメリット8選など解説

プログラマー

Office 365のメールサービスと、従来のOutlookのメールサービスは何が違うのでしょうか？

プロジェクト
マネージャー

ひとつ挙げるとしたら、法人向けと個人向けの違いですね。法人向けがOffice 365のメールで、個人向けが従来のOutlookという認識です。

Office365製品とは

Office365製品とは、Microsoftが運用するサービスのことで、表計算ソフトや文章作成ソフト、メールなどの機能を持っています。

Office365製品は、アプリケーションをクラウドで利用することができる点が大きな特徴です。パッケージ版のOfficeと違って、外出先やタブレットなどの他端末でも利用することができるため、幅広いサービスの利用ができると期待されています。

Office365のメール機能

Office365製品には、メール機能も搭載されています。この記事ではOffice365のメール機能について、詳しく解説します。

Office365のメール機能は、法人向けのサービスとして展開されています。ローカルでメールサービスを利用できるだけでなく、Web上での利用やメールサーバーとしての役割を持たせることもできます。

Outlook.comとの違い

MicrosoftではOffice365のほかに、Outlook.comというサービスも展開しています。Office365のメール機能とOutlook.comの大きな違いの一つは、法人向けか個人向けかということです。

Outlook.comは個人向けサービスで、無料で利用することができます。しかし、法人向けのOffice365のように独自のドメインを持ったり組織で管理したりすることはできません。

Office 365のメールサービスの種類

Office 365では法人向けサービスとして、いくつかのプランが提供されています。それぞれ特徴がありますので、ここで確認していきましょう。

1．Exchange Online
クラウド版のメールの送受信を行うメールサーバーです。自社にサーバーを設置する必要がなく、サーバー管理はマイクロソフトが対応してくれます。

2．Outlook
各々のクライアント（ローカル）で、メールの送受信や管理ができるメールアプリケーションです。

3．Outlook on the web
Webブラウザ（ChromeやIEなど）を利用して、メールの送受信を行うことができるサービスです。基本的には上記のOutlookと同様のサービスが提供されています。

Office365のプラン4選

Office365には、大企業向けや中小企業向けなど多くのプランが展開されています。ここでは4つのプランについて、特徴や値段について確認していきましょう。

各プランの特徴を理解して、それぞれの組織に適したプランの導入をおすすめします。今一度、自分たちがOffice365に求める機能を整理しながら見ていきましょう。

1：Microsoft 365 Personal

Microsoft 365 Personalは、年12,984円または1か月あたり1,284円で利用できるプランです。また、家庭向けのプランで、個人利用ができる点も特徴です。

常に最新版のアプリケーションの更新が行われたり、多くのサービスが搭載されていたりと、Office製品でできることが網羅されています。メールサービスとしては、ローカルやWeb上からの利用ができます。

2：Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standardは、年契約して月1,360円で利用できるプランです。一般法人向けのプランで、予定の共有や電話会議などを行うこともできます。

メールサービスとして、ローカルやWeb上からの利用だけでなく、メールサーバーとしての利用も可能である点が特徴的です。リモートワークを推進する企業におすすめのプランとなっています。

3：Microsoft 365 Apps

Microsoft 365 Appsは、年契約して月900円または1か月あたり1,080円で利用できるプランです。一般法人向けのプランですが、メールサービスに関しては法人メールの機能は持たず、個人利用でのOutlookの利用のみを行うことができます。

アプリのみの購入となり、具体的にはOfficeアプリとクラウドでのファイルの保存が必要となる企業が導入しています。

4：Office Home & Business 2019

Office Home & Business 2019は、38,284円で購入できるパッケージ版のプランです。サブスクリプション型のプランではないため、一度支払いを済ませると永続的に利用することができます。

メールサービスとしては、ローカルからの利用は可能ですがWeb上からの利用やメールサーバーとしての利用はできません。家庭にもビジネスにも向けたプランとなっています。

Office365を使うメリット8選

続いては、Office365を使うメリットを紹介します。8つの特徴を理解して、Office365の導入を検討しましょう。

紹介する8つのOffice365のメリットは、ビジネスの場において欠かせないメールや表計算ソフトをさらに有効に利用していくためのヒントとなるでしょう。

1：クラウドサービスである

Office365を使う1つ目のメリットは、クラウドサービスであることです。同一ユーザーにおいて同時に最大5台までであれば、PCやタブレット、スマートフォンなどあらゆるデバイスからの利用ができます。

他のデバイスからでもユーザーがログインすれば利用することが可能なため、場所や状況を選ばずにOffice365の製品を利用することができます。

2：最新の状態に自動でアップデートをしてくれる

Office365を使う2つ目のメリットは、常に最新の状態に自動でアップデートをされる点です。オンラインで作業が行われるため、アプリやサービスは常に最新の状態で利用できます。

アプリやサービスは日々進化をしているため、更新されるたびに新しい機能を用いることができる利点があります。今までできなかったことができるため、利用のしやすさもアップすることでしょう。

3：マルチデバイスに対応している

Office365を使う3つ目のメリットは、マルチデバイスに対応している点です。PCやスマートフォン、タブレットなど、どのデバイスから閲覧しても同じように利用することができます。

デバイスが異なっても仕様が変わらないため、スムーズにサービスが利用できます。また他者とデータを共有するときも見え方が変わらないため、リモートでの活用にもおすすめです。

4：初期費用のコストを軽減できる

Office365を使う4つ目のメリットは、初期費用のコストが軽減できる点です。月間または年間契約のサブスクリプション型のサービスであるため、初期費用にかかるコストは大きくありません。

パッケージ版の場合と比較してランニングコストはかかるものの、状況の変化に合わせてプランを変更することも可能です。また最初の1か月は無料のため、さまざまなプランを試すこともできます。

5：1TBのクラウドストレージが使える

Office365を使う5つ目のメリットは、1TBのクラウドストレージが使える点です。クラウドに保存できるデータの容量が1TBあるため、データの共有や保存が可能になります。

保存できるデータとしては、ファイルや画像、動画などが挙げられます。バックアップや他者との共有など、幅広い利用が可能です。

6：制限なく様々なデバイスで利用できる

Office365を使う6つ目のメリットは、制限なく様々なデバイスで利用できる点です。PCやスマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスでの利用が可能です。

またOSに関しても幅広く展開しており、WindowsやMac、iOSやAndroidなど、利用するデバイスやOSに制限がありません。

7：チームで同時に作業することが可能

Office365を使う7つ目のメリットは、チームで同時に作業することが可能な点です。特定のユーザーにおいて、同じファイルを同時に編集したり閲覧したりすることができます。

リアルタイムに編集、上書きが可能なため、業務の生産性の向上が見込まれます。オンライン会議での有効な利用も可能です。

8：高度なセキュリティで保護されている

Office365を使う8つ目のメリットは、高度なセキュリティで保護されている点です。特にメールでは、メッセージを暗号化して送信したり、危険なファイルを削除したりといった機能も搭載されています。

またクラウドに保存したデータに関しては、2段階認証を利用したアクセス方法をとっており、セキュリティに関しても安心して利用することができます。

Office365のメール機能の便利な使い方4つ

Office365のメール機能の便利な使い方を確認していきましょう。便利な利用方法を知ることで、ビジネスにおいて有効に活用していけることでしょう。

メールはビジネスにおいて、欠かせないツールです。取引先や社員とのやり取りをスムーズに行うためにも代表的なメールツールであるOffice365について知っておきましょう。

1：Officeアプリからメールを起動できる

Office365の便利な機能として、WordやExcelといったOfficeアプリから、メールを起動することができる点があります。

メールの文章を作成した後でファイルを添付するという手順と違い、アプリからメールを起動することで添付すべきファイルを添付し忘れるということがなくなるため便利です。

2：予定表を活用する

Outlookに備わっている予定表を活用できることも、Office365の便利な機能の1つです。予定表では個人的なスケジュールを管理できるほか、チームで行う会議やイベントについても登録できたりします。予定前には通知をすることもできるので便利です。

3：Gmailと連携する

OutlookではGmailと連携することもできます。フリーメールサービスであるGmailと連携することで、会社のメールと個人的なメールを1つのデバイスから管理できるという利点があります。

登録の際には2段階認証を行っているため、セキュリティ面においても安心です。

4：定型文と署名を登録する

Outlookでは、定型文と署名を登録することができます。登録することでメールを打つ際に常に入力する項目が自動で入るようになるため、時間の短縮につながります。

また社内用、社外用などといくつかパターンを作っておくことで、さらに有効な活用ができることでしょう。

プログラマー

メールも個人向けと法人向けに分かれているのですね。普段何気なく利用しているOffice 365のメールも会社が毎月お金を支払っていたのですね！

プロジェクト
マネージャー

はい、法人向けのメールサービスも、これからますます進化するのではないでしょうか。楽しみですね。

Office 356のメール機能を使いこなしましょう

Office 365にはメール機能以外にも個人のスケジュール管理はもちろん、組織間でのスケジュール共有など優れた機能が多数搭載されています。せっかくの機能も利用しなければ宝の持ち腐れとなりますので、積極的にメール以外の機能も活用していきましょう。